Registratieformulier à la carte

Geef elke medewerker een stapel post-its. En leg hen 3 vragen voor:

• Waarom willen we agressie-incidenten registreren?
• Wat levert dat op voor wie?
• Welke incidenten gaan we registeren? Wat precies, welke gegevens willen we daarbij minimaal registreren? En waarom?

Eerst noteren de deelnemers in stilte hun antwoorden op de post-its. Per vraag kunnen ze meerdere antwoorden geven. Ze gebruiken voor elk antwoord een aparte post-it.

Schrijf vraag 1 op een flap en lees de vraag nogmaals luidop voor. 

Vraag elke deelnemer om zijn antwoorden luidop te geven. Neem bij elk antwoord de bijhorende post-it aan en plak deze op de flap. Cluster de post-its als je verschillende categorieën ontdekt in de antwoorden. Zijn er gelijkaardige antwoorden? Plak die post-its op elkaar. 

Doe hetzelfde voor vraag 2 en 3. Leg de definitie van agressief gedrag naast de antwoorden en ga na of beiden verenigbaar zijn. Is dit niet zo, stuur bij waar nodig vooraleer verder te gaan.

Verzamel de antwoorden op de flap.

• Wie registreert en binnen welke termijn na het incident?
• Wie ontvangt de registratie?
• Wat gebeurt er met de registraties? Wat doen we ermee? 

Hoe moet het registratieformulier eruit zien? Aan welke voorwaarden en criteria moet het voldoen?

Elk groepje beantwoordt deze vraag op een flap.

Vraag om per registratieformulier minstens 3 punten te noteren die ze goed vinden (do’s) en minstens 3 die ze minder goed vinden (don’ts).

Laat elk groepje hun antwoorden brengen naar de volledige groep.

Spreek af wie met deze verzamelde info aan de slag gaat om een voorstel tot registratieformulier op te stellen. De do’s gebruik je als criteria om je formulier op te stellen.

Maak verdere afspraken om het formulier volledig af te werken en het nadien te gebruiken.