Hoe gaat zo'n procesbegeleiding in zijn werk?
Ondersteuning nodig om je agressiebeleid te maken of bij te sturen? ICOBA beschikt over een vast jaarbudget waarmee je maximaal 22 uren procesbegeleiding kan aanvragen bij een selectie van procesbegeleiders.
In die 22 uren zitten de intake, het opmaken van de overeenkomst, de effectieve begeleiding, tijd voor administratie, opvolging en voorbereiding van de sessies door de procesbegeleider
Een procesbegeleiding kan bestaan uit individuele coaching van een sleutelfiguur in het agressiebeleid die zelf de projectgroep aanstuurt of groepscoaching van de projectgroep agressiebeleid.
- Check of je organisatie beroep kan doen op dit aanbod
- Ga na of je organisatie bereid is aan de basisvoorwaarden te voldoen.
- Formuleer met je organisatie een concrete begeleidingsvraag rond je agressiebeleid.
- Kies een externe procesbegeleider.
- Contacteer de procesbegeleider en pols of samenwerken kan. Geef aan dat je gebruik wil maken van het ICOBA-aanbod.
- Neem een optie op een datum of mogelijke data voor een intakegesprek met de procesbegeleider en een ICOBA teamlid.
- Mail Katrijn en doe je aanvraag:
- Motiveer kort je vraag naar procesbegeleiding.
- Vermeld met welke externe procesbegeleider je wil werken.
- Vermeld de datum of mogelijke data van het intakegesprek.
Binnen de week krijg je antwoord van ICOBA. ICOBA keurt je aanvraag goed zolang je organisatie voldoet aan de voorwaarden en het budget dit toelaat.
Voorzie een geschikte, rustige plek voor het intakegesprek. Het duurt zo'n anderhalf tot twee uur.
Tijdens dit gesprek staan de eigenheid, de verwachtingen, de sterkten, de mogelijkheden en de noden van jouw organisatie centraal en wordt bekeken hoe ondersteuning en samenwerking vorm kunnen krijgen.
Binnen de maand na het intakegesprek ontvang je het intakeverslag en een voorstel tot samenwerkingsovereenkomst.
In een volgend gesprek met de procesbegeleider bespreek je het intakeverslag, het voorstel tot samenwerking en kom je uiteindelijk tot een definitieve samenwerkingsovereenkomst met:
- de doelstellingen van de begeleiding met indicatoren.
- het begeleidingsplan: de acties met tijdschema en ingezette methodieken.
- de urenofferte: de verdeling van de begeleidingsuren over het gehele traject.
- de taakverdeling.
- de grenzen aan de begeleiding.
- de wederzijdse engagementen.
De procesbegeleider en de trekker van de projectgroep ondertekenen de definitieve overeenkomst in tweevoud, voor elk een exemplaar.
De duur van de begeleiding hangt af van de initiële vraag.
De sessies in aanwezigheid van de procesbegeleider kunnen afgewisseld worden met momenten waarop je projectgroep zelfstandig aan de slag gaat volgens de instructies van de procesbegeleider.
Je krijgt regelmatig een update van de gebruikte en de resterende uren, zodat je ze optimaal kan inzetten.
De samenwerking wordt tussentijds geëvalueerd en zo nodig wordt het begeleidingsplan bijgestuurd.
Maximaal binnen de twee jaar na de intake is de procesbegeleiding afgerond.
De projectgroep en de procesbegeleider evalueren de procesbegeleiding en het resultaat.
De projectgroep bepaalt welk verhaal ze met ICOBA tegen wanneer zal delen.
De procesbegeleider deelt de evaluatie en afspraken met ICOBA.
De contactpersoon van de organisatie neemt contact op met ICOBA om samen het verhaal vorm te geven.
ICOBA publiceert, mits toestemming van de organisatie, het verhaal.
De organisatie checkt elke factuur van de procesbegeleider: data, inhoud en duur van de begeleidingsmomenten en het totaal van de besteedde uren. Ze ondertekent met een ‘gelezen en goedgekeurd’.
ICOBA betaalt de factuur aan de procesbegeleider.
Wat als een geplande samenkomst met de procesbegeleider niet kan doorgaan? Die kan je tot maximaal 10 werkdagen ervoor kosteloos annuleren. Verwittig de procesbegeleider dus tijdig.
Annuleer je op minder dan 10 werkdagen, dan betaalt je organisatie 50% van de begeleiderskosten.
Annuleren op de dag van een begeleide samenkomst kost je organisatie 100% van de begeleiderskosten.
