Grensoverschrijdend gedrag aanpakken met je cliëntennieuwsbrief

Fazine is de nieuwsbrief voor de cliënten van Familiezorg O-Vl. Fazine komt minstens één keer per kwartaal in de brievenbus van elke cliënt. De inhoud ervan varieert van louter informatief tot meer sensibiliserend. Soms ook heel direct tot actie aansporend. Een voorbeeld: tijdens de coronapandemie vond Familiezorg Oost-Vlaanderen het belangrijk om verzorgenden en poetshulpen extra erkenning te geven voor hun inzet in moeilijke omstandigheden.

Die erkenning kan van leidinggevenden en directie komen. Maar ze komt nog warmer en echter binnen als ze van de cliënten komt. Toen is een complimenten-Fazine de deur uit gegaan. De bedoeling was om de cliënten aan te moedigen om complimentenkaartjes te schrijven voor de verzorgenden. Als bedankje of hart onder de riem voor hun inzet tijdens de moeilijke omstandigheden van de pandemie.

De drijvende motor achter Fazine is de communicatiedienst van Familiezorg O-Vl. Maar de uiteindelijke auteur varieert naar gelang het onderwerp of thema.

“In 2019 namen we een risicoanalyse rond psychosociaal welzijn af, het gaf ons het signaal om actiever in te zetten rond (S)GOG. Zo kreeg de cliëntfiche en het arbeidsreglement een update, werden er vormingen georganiseerd en actieplannen gecommuniceerd. Het vlaggensysteem werd bij ons geïntroduceerd door Mediwet tijdens vormingen aan verzorgenden rond grensoverschrijdend gedrag. Mediwet is een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

De duidelijke manier naar categorisering van gedrag maakt het vlaggensysteem voor ons een bruikbare tool. In mei 2022 volgde de plechtige ondertekening van het charter rond SGOG dat de sociale partners van de gezinszorg opstelden. Het gaf ons de boost om ons eigen actieplan bij te sturen. Familiezorg Oost-Vlaanderen wilde in dat actieplan iedereen bereiken, ook de cliënten. Zo kiemde de idee om Fazine mee te nemen in de reeks maatregelen die de organisatie uitwerkte.”

Irene maakt duidelijk dat ze niet over één nacht ijs gingen. “Het zou naief zijn te denken dat je enkel met een Fazine over SGOG iets in beweging zet. Voor je cliënten sensibiliseert met je nieuwsbrief, moet je eerst goed intern communiceren en je systemen klaar hebben om je doelstelling te helpen bereiken. En die doelstelling was onder andere het gesprek over SGOG mogelijk maken en aanmoedigen. Maar ook duidelijk maken aan medewerkers én cliënten dat we SGOG en de impact ervan serieus nemen.”

Daarom introduceerde Familiezorg O-Vl. het vlaggensysteem bij de coaches en leidingevenden. “Zo’n referentiekader is handig omdat het een gemeenschappelijke taal biedt wanneer je het wil hebben over SGOG en wat het doet met mensen. We boden hen ook intervisie en coaching om voldoende stevig in hun schoenen te staan om SGOG met medewerkers en/of cliënten te bespreken. En we stelden een opleiding rond SGOG voor aan onze medewerkers ”

Familiezorg O-Vl. actualiseerde en vereenvoudigde ook de bewegwijzering naar de vertrouwenspersonen en Mediwet zodat elke medewerker er makkelijker zijn weg naar vond. 

"We kozen voor een getrapte introductie van de inhoud van de Fazine. Eerst coaches en leidinggevenden informeren zodat zij klaar zijn voor vragen en bezorgdheden van verzorgenden. Die komen er ongetwijfeld zodra cliënten de Fazine onder ogen krijgen"

Het is moeilijk te zeggen wat de cliënten van de Fazine vonden. “Ik heb wel wat echo’s opgevangen, maar eerder weinig. Er zijn wellicht cliënten die erg verrast waren en andere voelden zich misschien wel aangesproken.” De inschatting is dat deze Fazine op z’n minst een voorzet gaf om het gesprek rond SGOG op gang te trekken. “Daarom was het zo belangrijk dat coaches en leidinggevenden mee waren in het verhaal om de verzorgenden te kunnen ondersteunen.” zegt Irene.

Irene zegt dat ze bij Familiezorg O-Vl. fier zijn op hoe ze deze Fazine voorbereidden en uitrolden. Naast het getrapt introduceren van de Fazine ziet Irene nog enkele succesfactoren. “Deze Fazine had heel herkenbare en in-your-face casussen. En, we slaagden erin om de basis van het vlaggensysteem op een heel gebalde manier samen te vatten op vier pagina’s. Via het kleine kwisje zetten we cliënten ook aan tot actie en dus hopelijk ook tot gesprek met de verzorgenden.”

Familiezorg O-Vl. wil het thema SGOG op verschillende fronten warmhouden, onder andere via jaarlijkse actieplannen. “Al beseffen we heel goed dat dit een hele uitdaging is. We hebben de gewoonte om onze medewerkers te bevragen. Dit thema kan daarin ook haar plaats krijgen. En in 2024 doen we opnieuw een risicoanalyse psychosociaal welzijn. Dan kunnen we die resultaten vergelijken met die van 2019. En als het nodig is maatregelen bijsturen of nieuwe nemen.”

Het was een interessant gesprek met Irene. Ik onthou vooral dat Fazine in dit verhaal één van de vele radertjes was in het actieplan rond SGOG. En dat het belangrijk is om goed na te denken over hoe je je medewerkers een goede buffer biedt wanneer ze geconfronteerd zouden worden met reacties van cliënten op de thematiek van de Fazine. En dat deden ze bij Familiezorg O-Vl.

Geïnspireerd? Introduceer het Vlaggensysteem in jouw dienst voor gezinszorg.