Ontwikkel een visie met een stappenplan

Misschien is er in jouw organisatie al materiaal voorhanden om tot een visie te komen. Verzamel werkinstructies, vormingen, jaarverslagen en jaarplannen met belangrijke visie-elementen.

Buig je over volgende vragen: 

• Deed je organisatie al pogingen om een visie te formuleren? Wat was het resultaat? 
• Hoe pakken andere organisaties het aan? Vraag naar hun visieteksten. 
• Ga na wie je wil betrekken in het proces van visieontwikkeling en nodig hen uit. 

Start een eerste brainstorm over de drie elementen van je visie. Gebruik daarvoor je voorbereiding. 

• De situatieschets. Waar heeft je organisatie mee te maken?
• De gewenste situatie. De gedroomde positie van je organisatie.
• De succesformule. Hoe bereik je die droom?

Ga tijdens de brainstorm na wat de mensen bezighoudt. Waarover praten ze veel? Waardoor raken ze op dreef? Wat roept vragen, discussie en emotie op?

Deze brainstormsessie leidt nog niet tot een volledige tekst. Wel tot losse begrippen waarover je het eens raakt.

Buig je over volgende vragen en schets de huidige situatie

• Wat is onze definitie van grensoverschrijdend en agressief gedrag? Hoe kijken we naar boosheid, ruzie, conflict, discriminatie, pesten, agressie en grensoverschrijdend en agressief gedrag? Wat is het? Wat betekent het? Zit er een verschil op?
• Wie vertoont grensoverschrijdend en agressief gedrag? Van waaruit? In welke mate en hoe?
• Wie krijgt te maken met grensoverschrijdend en agressief gedrag?
• Wat zijn de gevolgen hiervan voor de verschillende betrokkenen en voor onze werking?
• Hoe zal onze organisatie er in de toekomst nog mee te maken krijgen?
• Welke tendensen doen zich voor in de maatschappij en in onze werking die van invloed zijn op grensoverschrijdend en agressief gedrag  in onze organisatie?

Buig je over volgende vragen en schets de gewenste situatie

• Wat is je gemeenschappelijke droom? 
• Waar wil je over enkele jaren staan? Wat wil je bereiken? 
• Waarom wil je dat bereiken? Wat levert dat op? Voor wie?
• Hoe zien de relaties er dan uit? Welk gedrag stelt men? Wat zegt en doet men? En wat niet meer? 

Buig je over volgende vragen en achterhaal de succesformule

• Hoe bereik je die droom? Wat is er nodig om dat zo te krijgen? Hoe leren mensen dat?
• Door welke waarden en overtuigingen laat je je leiden?
• Welke denkkaders, modellen, kwaliteiten, competenties en strategieën zet je in?

Gebruik de talenten van je mensen. Laat een medewerker met een vlotte pen de elementen uit het groepsgesprek uitschrijven tot een beknopte tekst in positieve en toegankelijke taal. 

Een visie is verhalend en heeft daarom wat tekst nodig, hou het overzichtelijk door structuur aan te brengen. Zorg zeker ook voor een verkorte versie van bv. één A4-tje in combinatie met een uitgebreide tekst. Want niet iedereen moet de visie even uitgebreid kennen. De essentie moet vooral blijven hangen. Werk daarom ook met beelden en metaforen om je visie kracht bij te zetten.  

Toets de eerste versie af bij de werkgroep. Zijn er aanvullingen? Wat formuleer je beter anders? Wat mag je schrappen? 

De schrijver uit stap drie past de tekst aan op basis van de bedenkingen uit stap vier. 

Leg je voorlopige visie voor aan meer mensen: enkele collega's en enkele leden van je doelgroep en hun vertegenwoordiging. Vraag hun mening en feedback.

De schrijver verwerkt opnieuw de opmerkingen. Daarna is de visie definitief en maak je die breed bekend. 

Gebruik deze tips om de visie succesvol in te voeren en levend te maken.

Zorg dat leidinggevenden en sleutelfiguren met de visie in hun achterhoofd aan de slag gaan. Vraag hen om met hun afdelingen en teams na te denken over hoe ze de inhoud van de visie praktisch waar (zullen) maken. 

Geef iedereen de tijd om met de visie te werken en ze te toetsen aan de praktijk. Dat levert ervaringen op die je visie bevestigen of die vragen naar bijsturing van je visie. Betrek daar ook de ervaringen van je doelgroep bij. 

Leer uit belangrijke gebeurtenissen: situaties die goed liepen, maar ook ernstige incidenten. Het werkt handig als je per afdeling iemand aanduidt die de geleerde lessen bijhoudt, bundelt en doorgeeft. Wissel leerervaringen zeker uit met andere teams en afdelingen.

Werk de visie regelmatig bij. Verfijn ze op basis van je ervaringen.

Ga na of er door deze visie gevolgen zijn voor de strategie van je organisatie.

Wat betekent je visie voor:

• Je infrastructuur en je budget?
• De bejegening van je doelgroep?
• De ondersteuning, vorming en coaching van je medewerkers?
• De teamsamenwerking?
• Je manier van leidinggeven?

Ga na waar je organisatie sterk in is en wat nog nodig is om je visie te realiseren. Formuleer doelen en maak een actieplan. 
Communiceer je doelen duidelijk voor iedereen. Laat ook alle afdelingen en teams doelen en acties formuleren over hoe zijzelf de visie waarmaken.

Zijn directie en leidinggevenden zich voldoende bewust van de betekenis van hun gedrag? Van wie krijgen zij feedback op hoe ze handelen? 

Stel volgende vragen:

• Komt een beslissing tegemoet aan onze visie? 
• Helpt deze beslissing om de visie mee te realiseren? Hoe kan dat nog meer?

Vat dat niet te formeel op. Soms gebeurt deze controle in een fractie van een seconde. 

Past dit gedrag bij de visie? Brengt het je dichter bij ons doel en onze missie? Wie doet het al en waar zit precies het verschil met anderen?

Selecteer nieuwe medewerkers in overeenstemming met de visie en geef ze de tijd om zich ermee te identificeren. 

Geef hen feedback, stel vragen en koppel hun ervaringen terug met het oog op visie. Laat ze er lerend mee werken. 

Profiteer tegelijk van de nieuwe kijk en nieuwe impulsen die ze binnenbrengen. Besef dat een visie zich verder blijft ontwikkelen.

Stel je medewerkers in staat om visieconform te handelen door ze coaching en training aan te bieden. Reik hulpmiddelen aan en schaf lastige obstakels en nutteloze regels af. Voorzie ruimte, tijd en middelen om te leren. Complimenteer en waardeer gewenst gedrag. Maak vooruitgang zichtbaar en stuur bij. Besteed extra aandacht aan nieuwkomers.