Opvang en nazorg bij Ferm Thuiszorg en Helan

Helan is een kleine speler binnen de Gezinszorg. In totaal werken er zo'n 200 medewerkers. Helan is vooral actief in de regio’s Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant. Kelly Vanderstraeten is preventieadviseur en vertelt ons meer over de procedure rond opvang en nazorg die ze voor leidinggevenden ontwikkelde.

Verbindend luisteren, vanuit een open houding, past binnen de visie en missie van Helan. Deze technieken leren we vanaf dit jaar aan alle leidinggevenden aan. Zo ontstaat meer verbondenheid met medewerkers.

Opvang en nazorg na een incident is vanuit deze insteek zeer belangrijk voor Helan. Anderzijds helpt het ook om verzuim en uitval te verminderen. Kelly vertelt dat het tijdens opvang- en nazorggesprekken belangrijk is om in detail te luisteren naar de noden van de medewerker.

Hoe zorg je er voor dat iedereen de procedure kent en toepast? Herhaling is het kernwoord. Helan verzendt maandelijks een nieuwsbrief naar alle medewerkers. Het onderwerp ‘grensoverschrijdend gedrag’ komt regelmatig aan bod.

Ze bespreken in de nieuwsbrief verschillende instrumenten en verspreiden ze in bijlage. Het thema staat op de agenda tijdens onthaaldagen, medewerkersvergaderingen, kennismomenten en teammeetings voor leidinggevenden. Helan gebruikt ook creatieve manieren zoals filmpjes.

Ferm Thuiszorg verlaagt de drempel om moeilijkheden te melden op verschillende manieren. Want hoe sneller je op de hoogte bent, hoe beter je ondersteunt. Annelies Duthu is stafmedewerker psychische zorg en dementie. Zij vertelt hoe Ferm Thuiszorg inzet op het welzijn en de veerkracht van medewerkers.

Voor Ferm Thuiszorg zijn de 1.450 eerstelijnsmedewerkers het hart van de organisatie. Ze werken verspreid over verschillende provincies. Hun welzijn is een speerpunt van de werking. Daarom worden ze goed omringd. Tachtig regionale leidinggevenden zijn het eerste aanspreekpunt. De sociale poetshulpen, verzorgenden, klus- en groenmedewerkers kunnen terecht bij hun (regio)verantwoordelijke. Zij staan dicht bij de medewerkers en kennen hun mensen goed.

Zorg voor medewerkers via overleg en permanentie

Maandelijks organiseert elke regioverantwoordelijke een zorgteam: overleg met het regionale team eerstelijnsmedewerkers. Ze bespreken dagdagelijkse praktische dingen. Het zorgteam is het moment bij uitstek om na te gaan hoe het met elk teamlid gaat en om signalen op te vangen.

Ferm Thuiszorg zet sterk in op open communicatie en voortdurend bouwen aan een vertrouwensrelatie tussen eerstelijnsmedewerkers en hun leidinggevenden. De corebusiness van elke eerstelijnsmedewerker is en blijft observeren en signaleren. Niet alleen de cliënten en hun naasten, maar ook de eigen draagkracht.

Is een zorgsituatie zwaar of complex of maakt iemand tijdens het werk iets ernstigs? Hulp is snel te vinden. Elke weekdag voorziet Ferm Thuiszorg permanentie en staan verantwoordelijken ter beschikking van de collega’s.

Een aantal keer per jaar organiseert elk team een Zorgteam XL. Tijdens deze ontspannende activiteit versterkt het team de band en het vertrouwen tussen de teamleden en werken ze aan het mentale welzijn.

Ferm Thuiszorg stimuleert medewerkers om twijfels, problemen en incidenten tijdig te signaleren. Tijdens functioneringsgesprekken, werkoverleg, intervisie en informele momenten maken ze ruimte voor veerkracht en het mentale welzijn van medewerkers. Ferm Thuiszorg voorziet ook vorming rond zelfzorg en veerkracht.

Knipperlichten meten

Met een knipperlichtmeting monitort Ferm Thuiszorg de veerkracht van het eerstelijnspersoneel. De knipperlichtmeting is een jaarlijkse bevraging waarmee Ferm Thuiszorg het psychosociaal welzijn van de medewerkers structureel in kaart brengt. Aan het resultaat koppelen ze concrete acties.

Ondersteuning bij moeilijke situaties

Is de vertrouwensrelatie tussen leidinggevende en medewerker sterk, dan is de drempel meestal laag om moeilijke situaties op tafel te leggen. Naast een luisterend oor biedt de leidinggevende concrete ondersteuning als een cliëntsituatie moeilijk loopt. Dit kan bestaan uit:

• Eerste opvang van de medewerker.
• In gesprek gaan met de cliënten of naasten over wat zich voordeed.
• Nagaan of er aanpassingen nodig zijn aan de samenwerking.
• Zo nodig verdere nazorg bieden aan de eerstelijnsmedewerker.

Is er na een incident verdere opvolging en nazorg nodig, dan staat de (regio)verantwoordelijke paraat. Die staat er trouwens niet alleen voor. Hij of zij kan ondersteuning vragen aan de regiomanager, de medisch sociale dienst of stafmedewerkers. Stafmedewerkers hebben een inhoudelijke expertise over specifieke thema’s zoals psychische zorg of ergonomie.

Tijdens de Covid-pandemie riep Ferm Thuiszorg de ‘Luistertelefoon’ in het leven. De stafmedewerker psychische zorg bemande deze lijn om eerstelijnsmedewerkers een luisterend oor, emotionele ondersteuning en coaching te bieden bij klachten, stress of ongerustheid omwille van covid.

Deze ondersteuning bestaat nog steeds en verruimde naar coaching van eerstelijnsmedewerkers die iets schokkends of ingrijpends meemaken tijdens hun werk. Denk aan een overlijden of agressie-incident. Als blijkt dat de impact zodanig groot is, verwijst Ferm thuiszorg door naar externe partners in de geestelijke gezondheidszorg.

Geïnspireerd? Introduceer of verbeter opvang en nazorg in jouw dienst voor gezinszorg.

Met opvang en nazorg kan je het natuurlijke verwerkingsproces van medewerkers ondersteunen en ervoor zorgen dat ze de gebeurtenis een plaats geven in hun leven. Zo verminder je gezondheidsklachten, ziekteverzuim en personeelsverloop.

Wat is een schokkende gebeurtenis? Hoe vang je de eerste emoties op en hoe zorg je voor medewerkers op langere termijn? ICOBA ondersteunt je met informatie, tools en campagnemateriaal.