Op de koffie bij het nazorgteam van Klavier - Emmaüs vzw

Om de zoveel tijd vestigt het opvangteam de aandacht op zichzelf. Met de poster zet het nazorgteam haar bestaan en aanbod voor medewerkers in de kijker. Want het is oh zo belangrijk om je boodschap regelmatig uit te dragen.

En die is: we willen met medewerkers die een schokkende gebeurtenis meemaakten een gesprek hebben om te checken hoe het er mee gaat en wat ze nodig hebben om die gebeurtenis een plek te geven.

Jo moet even in zijn geheugen graven: “In Klavier is er al 10-15 jaar een nazorgteam met 5 à 7 leden.” Het team is er voor alle medewerkers. Een heel bewuste keuze want Klavier wil benadrukken dat de organisatie er staat voor haar medewerkers. Ook wanneer ze iets beleven dat er hard inhakt.

Het nazorgteam belt meteen als ze weet hebben van een incident. Ze plannen direct een gesprek. Geen losse vraag, wel subtiel.

Een deel van de gebruikers van Klavier kampt met gedrags- en psychische problemen, de kans op agressief gedrag ligt bij hen een stuk hoger dan bij een ander deel waar de nadruk meer op het verzorgende ligt.

Het risico op (over)lijden of slikincidenten is bij deze groep hoog. Incidenten in beide groepen kunnen een hevige impact hebben op wie er mee geconfronteerd wordt.

De leden van het nazorgteam volgden een opleiding over het voeren van opvang- en nazorggesprekken. Ze staan paraat voor een groep van 500 medewerkers.

Of ze hun handen vol hebben met nazorggesprekken? “Neen,” zegt Lien “ik denk dat we elk zo’n 1 à 2 gesprekken per maand doen. Meer zou ook niet lukken want we doen dit naast ons gewone takenpakket.”

Om de drie maanden organiseert het nazorgteam inter- en supervisie. Bij die gesprekken is de pedagogisch directeur altijd betrokken. De link met het bredere beleid is op die manier gewaarborgd.

Een belangrijke vraag die recent aan bod kwam: "Zijn we over de nasleep na incidenten niet te versnipperd bezig?”

Om die reden verwezen we vaak door naar de pedagoog of teamleider. We zochten dan samen met de medewerker naar wat helpend kon zijn om een vraag of boodschap aan collega’s over te brengen.

Om mensen niet van het kastje naar de muur te sturen, proberen we nu vaker op voorhand in te schatten waar ze het meeste baat bij hebben, nazorg of andere zorg.

Medewerkers nemen zelden of nooit zelf het initiatief om naar het nazorgteam te stappen. Meestal is het een teamgenoot en nog vaker de leidinggevende die een incident signaleert. Er is ook een centraal mailadres om incidenten te melden.

In het najaar van 2021 maakte het nazorgteam een poster. Die hangt nu in alle afdelingen van Klavier. Vooral in de toiletten, daar heeft iedereen even de tijd om de info erop te lezen. Het werkt goed als wake up call.

Het team probeert binnen de 48 uur te reageren op een melding en binnen de week een eerste gesprek te organiseren. Maar dat lukt niet altijd. De beschikbaarheid van een nazorger of van de betrokkenen in vakantieperiodes ligt wat moeilijker

Maar ook het feit dat het team vaker groepsgesprekken organiseert maakt dat agenda’s niet makkelijk in elkaar schuiven. De optie voor groepgesprekken is ingegeven door twee elementen:

Ten eerste: er zijn vaak meer medewerkers betrokken bij een incident. Bij één incident kunnen meerdere mensen op verschillende manieren betrokken zijn en allen hebben ze recht op dezelfde zorg of op z’n minst het aanbod ervan.

Ten tweede: steun van directe collega's is erg belangrijk. Tijdens afgelopen groepsgesprekken hebben Lien en Jo zeer krachtige zaken zien gebeuren. “Als een collega tegen je zegt dat je je best deed in die situatie, dat je geen schuld treft, dan heeft dat toch een heel andere waarde dan wanneer iemand van het nazorgteam dat zegt.”

Heeft Klavier een meld- en registratiesysteem voor schokkende gebeurtenissen? Jo en Lien glimlachen en schudden hun hoofd van ‘neen’. Een mailadres… dat is alles. “Geen formulieren” zegt Lien. Dat is de beste manier om er voor te zorgen dat er nauwelijks iets gemeld wordt, zo redeneert het opvangteam.

Het opvangteam noteert summier incidenten in een schriftje. Dat dient voornamelijk om het eigen functioneren van het opvangteam te monitoren.

Het directieteam van Klavier maakte jaren geleden een beleidskeuze: “We willen onze medewerkers opvang en nazorg bieden na schokkende gebeurtenissen. Omdat we weten dat zulke incidenten niet evident om dragen noch plaatsen zijn.”

• Op alle beleidsniveaus in de organisatie staat agressiehantering wel ergens op de agenda. Er is een ruim kader rond agressiehantering.
• Het meer inzetten op groepgesprekken is volgens Lien en Jo ook een belangrijke succesfactor.
• Ervoor gaan, het doen en op elkaar terugvallen is erg belangrijk.
• De inter- en supervisies zijn heel helpend. En de link met het beleid is tijdens die gesprekken verzekerd.
• Het niet vrijblijvende karakter van de uitnodiging voor een gesprek met iemand van het nazorgteam duiden Lien en Jo ook aan als een reden van hun succes.

Het is niet altijd makkelijk om zuiver bij je rol van nazorger te blijven. “Soms moet ik de pedagoog in mij het zwijgen opleggen.”, zegt Lien met een glimlach. Voor de medewerker die je opvangt is het heel belangrijk dat de gesprekken zo zuiver mogelijk zijn qua focus: nazorg. “Hoe gaat het met jou? Wat heb je nodig?”

Sommigen ervaren de uitnodiging voor een opvanggesprek als “Ik word op het matje geroepen.” Uit ervaring hebben Lien en Jo geleerd dat het loont om uit te leggen dat de gesprekken er zijn omdat de organisatie zo goed mogelijk wil zorgen voor haar medewerkers.

Dit voelt bij de meeste medewerkers als een erkenning voor hun situatie. En dat heeft z’n impact op de gesprekssfeer; er is meer veiligheid.

Doe dit niet alleen! Zorg altijd dat er een team is. En organiseer minstens 3 keer per jaar een intervisie-supervisiemoment voor het team.

Hou de procedurele kant van de opvangteamwerking zo simpel mogelijk. En het kan. Dat bewijst de poster van Klavier!