Bouwstenen om regels en afspraken te maken

Een regel zegt hoe je je moet gedragen. Het is een voorschrift om gedrag te sturen en belangrijke zaken te beschermen, zoals gezondheid, veiligheid of welzijn.

Regels zijn dwingend en worden eenzijdig opgesteld. Iemand ziet toe op het naleven ervan. Leef je ze niet na? Dan volgt er een maatregel of consequentie.   

Wees waakzaam dat je de maatschappelijke regels niet loslaat. Ook binnen de organisatie blijven ze gelden. Ze zijn noodzakelijk om de veiligheid, de gezondheid en het welzijn te waarborgen. 

Enkele voorbeelden:

• Onder de 16 jaar is alcohol verboden. Je komt nuchter binnen.  
• Kinderen en jongeren verdienen zuivere lucht. Binnen roken of in hun buurt roken is verboden.  
• Je veiligheid is belangrijk. We verzetten ons tegen agressief of gewelddadig gedrag.

Maatschappelijke regels zijn continu in evolutie. Zo ligt de wettelijke leeftijd om seks te mogen hebben op 16 jaar. Toch kunnen jongeren onder die leeftijd seksuele handelingen stellen zonder dat dit een probleem hoeft te zijn.

Zet regels bewust in om de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van eenieder te vrijwaren en om grenzen te stellen aan gedrag dat destructief en gevaarlijk is voor de mensen waarmee je werkt.

Wees zuinig met regels. Beperk je tot het regelen van 10% van die gedragingen die destructief of gevaarlijk zijn. Te veel regels leiden immers tot een repressieve sfeer en roepen weerstand en verzet op door het verlies van autonomie. Regels hebben meer ‘MOETiveren’ in zich dan motiveren doordat de nadruk ligt op het handhaven van de regels.

Wel is er één gouden regel die overal zou moeten gelden: 'Behandel de ander zoals je zelf behandeld wilt worden'.

Een afspraak stel je samen op. Het is een overeenkomst, waarbij iedereen akkoord gaat. Ze helpen om prettig samen te leven en werken.

Enkele voorbeelden:

• Het is fijn als je vindt wat je nodig hebt. Je legt het materiaal dat je gebruikt terug op zijn plek.
• Je zegt waar je naartoe gaat tijdens vrije momenten. Dat helpt om toe te zien op je veiligheid.

 Een afspraak geldt dus pas als iedereen er de voordelen en het belang van inziet en als iedereen zich ertoe verbindt om ze na te leven. 

Lukt het iemand niet om de afspraak na te komen? Dan is het de bedoeling dat deze persoon de anderen daarvan op de hoogte brengt.
Het niet kunnen nakomen van de afspraak zie je niet als een ‘fout’ of een ‘overtreding’, wèl als een gezamenlijk leermoment. Je zoekt samen hoe het wel kan lukken om de afspraak na te komen of hoe je de gevolgen van het niet naleven ervan kan beperken. 

Merk je dat een afspraak regelmatig niet aanslaat en zijn waarde of doel verliest? Dan bespreek je ze opnieuw.
Ga samen na wat de knelpunten zijn. Misschien is de afspraak niet meer geschikt voor de huidige situatie. Of misschien zijn er andere en betere oplossingen of afspraken mogelijk.   
Afspraken hebben dus een flexibel karakter: ze kunnen in onderling overleg gewijzigd worden. 

Met afspraken kom je meer tegemoet aan de basisbehoeften van verbondenheid, competentie en autonomie.
Via dialoog ontstaat gelijkwaardigheid, verbondenheid en een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid.
Doordat je je doelgroep laat meedenken en hen laat voelen dat ze invloed hebben op de gemaakte afspraken, daag je ze uit om zelf de regie te nemen. Zo doe je recht aan hun behoefte aan zelfbepaling en autonomie.  

Doseer het aantal groepsafspraken. Maak afspraken over 30% van die gedragingen die het samenleven aangenamer maken. Installeer voor de overige 60% goede gewoontes.

Ga voor gedragen afspraken

Om te komen tot afspraken waarvan iedereen zegt ‘hier willen voor gaan’, is het nodig dat je de verschillende meningen toelaat en blijft afstemmen op elkaar tot het goed zit. Dat is niet altijd makkelijk. Deze tools helpen je om dit proces met je groep aan te gaan. Zie hieronder hoe je kan jammen met verschillen en verschillen kan verbinden om tot een besluit te komen.

jammen met verschillen

Ga voor waardevolle afspraken

Mensen handelen meer vrijwillig als ze zich vereenzelvigen of identificeren met de waarde die wordt gediend met een afspraak. Zorg dat je doelgroep zich herkent in het belang van een bepaalde afspraak en zo eigenaarschap verwerft over de gedragsregulatie. Neem je afsprakenlijst eens door op waardevolheid. Zet achter elke afspraak de waarde van waaruit ze is opgesteld. Te moeilijk? Mogelijks zijn jullie toe aan ‘ontregelen’.

Soms is ontregelen nodig

De meeste mensen hebben geen problemen met regels en afspraken, wel met de hoeveelheid, de striktheid, de onduidelijkheid en de ervaren zinloosheid van bepaalde regels en afspraken.

Sta regelmatig stil bij de regels en afspraken in je groep. Want deze zijn vaak een bron spanning, discussie en conflict.
Lijst ze op. Doe dat liefst samen met je doelgroep. Want veel kans dat zij er meer kunnen opsommen dan jij.

Onderzoek per regel of afspraak:

• Waar komt deze vandaan? Wat is het doel of nut, wat levert het op, voor wie?
• Is deze echt nodig?  Wat gebeurt er of verandert er als de regel of afspraak er niet meer is, voor wie?
• Kan je deze schrappen of kan je deze flexibeler en meer op maat van het individu formuleren?
• Voldoet die aan volgende voorwaarden? Een goede regel of afspraak:
  • Vermeldt hoe die de visie en waarden van de voorziening en de waarden van de doelgroep dient.
  • Is afgestemd op de sociaal-emotionele en cognitieve ontwikkeling van de doelgroep
  • Bevordert de veiligheid, gezondheid, welzijn en/of het samenleven.
  • Beperkt zo min mogelijk de vrijheid van de betrokkenen.
  • Is uitlegbaar: je kan hun nut  en de noodzaak aantonen.
  • Is qua formulering eenduidig, concreet en liefst positief. Benoem zoveel mogelijk het gewenste gedrag.

Spreek misschien eerder van 'wederzijdse verwachtingen'.

Deze term benadrukt de gelijkwaardigheid en werkt duidelijk twee kanten op: van medewerkers naar doelgroep en van doelgroep naar medewerkers. Zo is deze term meer gericht op dialoog, samenwerking.

Uit onderzoek blijkt dat mensen met een zorgvraag behoefte hebben aan veiligheid, structuur en voorspelbaarheid en daarom vaak strikter zijn dan medewerkers.

Ook blijkt uit onderzoek dat het loslaten van controle (en dus werken aan relatie en vertrouwen) net leidt tot meer controle, namelijk: een veilige omgeving waarin cliënten en medewerkers hun gedrag kunnen reguleren op basis van feedback op elkaars gedrag.

Beoordeel regelovertredingen op een respectvolle, doordachte en voldoende flexibele manier. Doe dit op maat van de persoon en houd rekening met diens situatie.

Choose your battles
Vraag je af hoe belangrijk het is om regels of afspraken te maken over persoonlijke zaken. Afspraken rond welzijn, veiligheid, gezondheid en de omgang met elkaar zijn makkelijker te maken dan afspraken op het persoonlijke domein. Dit persoonlijk territorium wordt gradueel groter met de leeftijd. Zo worden afspraken rond bv. vrienden, vrijetijdsactiviteiten of kledij met de leeftijd minder makkelijk aanvaard. Want dat wordt gezien als een persoonlijke keuze. Inmenging hierbij bedreigt de eigen autonomie en identiteit.

Neem verzet serieus
Weet dat verzet of ongehoorzaamheid ook een kracht kan zijn. Er kan een goed doordachte reden achter zitten en zo een teken zijn van een gezonde (ontwikkeling van) autonomie. Neem verzet serieus en ga in dialoog. Verfijn samen je afspraken en stem af op de achterliggende behoeften die naar boven komen.