Waarborgen: voer maatregelen succesvol en blijvend in
Maatregelen waarborgen of verankeren betekent dat je ervoor zorgt dat wat de organisatie voorneemt ook effectief gebeurt, blijft bestaan en verder ontwikkelt. En dat medewerkers met de vernieuwing willen, kunnen en gaan werken.
Zo zorg je dat het in alle vezels van je organisatie doordringt. Maatregelen waarborgen start bij het begin van het beleidsproces en doe je in verschillende fases.
FASE 1: Ontwikkel de vernieuwing
Betrek de medewerkers aan het begin
Betrek medewerkers die de vernieuwing moeten toepassen al van bij het begin, namelijk van bij de ontwikkeling van de beleidsactie.
Een goed product dat antwoord geeft op de verzuchtingen van de medewerkers en doelgroep én dat goed aansluit bij de noden en de praktijk is makkelijker in te voeren. Ga daarom in dialoog met medewerkers en met de leden van je doelgroep.
Organiseer groepsgesprekken, stel vragenlijsten op of neem interviews af om het probleem waar de vernieuwing zich op richt samen te analyseren.
Benoem oorzaken, noden, verzamel mogelijke oplossingen en ga na hoe ze hun eigen rol daarin zien.
Laat hen ook meedenken over de sterktes en zwaktes van de vernieuwing zelf.
Iedere verbetering is een verandering
Iedere verbetering is een verandering, maar niet iedere verandering is een verbetering. Daarom is het belangrijk om tijdens een pilot de vernieuwing te testen en bij te sturen.
FASE 2: Verspreid de vernieuwing en communiceer erover
Onderneem activiteiten zodat mensen:
WETEN dat de vernieuwing geïmplementeerd wordt
Stuur aan op een verspreidingsplan. Dat beschrijft de verschillende momenten, communicatiemiddelen en -kanalen om informatie te verspreiden en sleutelfiguren en netwerken te benaderen.
Zorg daarbij dat de informatie is afgestemd op de verschillende doelgroepen: de beslissers, de medewerkers die het zullen toepassen en de personen op wie de vernieuwing zich richt en die ervan zullen profiteren.
Zet een wervende brochure, e-mails, Instagram, TikTok, nieuwsbrieven of bijeenkomsten in met telkens een persoonlijke benadering en uitleg.
BEGRIJPEN wat het belang en de voordelen ervan zijn
Een handboek met foto’s en filmpjes kan handig zijn. Evenals reflectiemomenten en methoden waarbij medewerkers de nieuwe maatregel of interventie vergelijken met de huidige werkwijze en de voor- en nadelen van beide benoemen.
Bied reflectiemomenten en methoden aan: laat de medewerkers de nieuwe maatregel of interventie vergelijken met de huidige werkwijze en laat ze zelf de voor- en nadelen van beide opnoemen.
Of laat ze deze quickscan invullen.
GEMOTIVEERD GERAKEN om ermee te werken
Zorg dat elk type doelgroep info krijgt over voor- en nadelen. Laat ook verschillende groepen aan het woord over wat het hun brengt.
Benadruk:
- Het relatieve voordeel: op welke manier is de nieuwe maatregel of interventie beter dan de oude? Bijvoorbeeld: ‘Door vorming te organiseren over grenzen, weet iedereen beter wat grenzen zijn en werken we aan een veiligere omgeving.’
- Hoe de vernieuwing aansluit bij de bestaande normen en waarden. Bijvoorbeeld: ‘Deze opvangprocedure houdt rekening met je persoonlijke noden en draagt bij tot het ondersteunen van je eigen veerkracht.'
- Het gebruiksgemak: hoe makkelijk is de interventie toe te passen? Bijvoorbeeld: ‘Door de Buddyboard-app op je pc of gsm te downloaden, kan je met één klik vlot een incident melden en je buddy of ondersteuningsfiguur kiezen’.
- Informeer over de essentie en de werkzame elementen van de interventie. Bijvoorbeeld: ‘Met deze interventieprocedure willen we je ondersteunen en helderheid verschaffen over wat je mag, kan en moet doen tijdens incidenten en over wat je niet mag doen.’
Zorg voor voldoende advies en ondersteuning bij het aanpassen van de vernieuwing
FASE 3: Voer de vernieuwing in: doen en blijven doen
Ijver voor training, ondersteuning en coaching op de werkvloer zodat de betrokken medewerkers met de vernieuwing leren werken en ermee aan de slag gaan in de praktijk.
Zet hun ervaring in om de vernieuwing te verbeteren en ze in te bouwen in de werkprocessen.
Stuur aan op:
- Een opvolgsysteem om na te gaan of de maatregel of interventie wordt uitgevoerd zoals bedoeld en wat de resultaten zijn. Dit bevordert het blijven toepassen van de maatregel of interventie en bevestigt het nut en effect van de verandering.
- Reminders om de afgesproken doelen te behalen.
- Verankering van de vernieuwing in de organisatie door het op te nemen in het beleid.
- Samen blijven leren en verbeteren.
- Successen vieren met alle betrokkenen na een goed ingevoerde verbetering. Zo verhoog je de betrokkenheid en motivatie om met deze vernieuwing te blijven werken.