Maak een gedragscode met een stappenplan
Een gedragscode is een praktisch hulpmiddel om de sfeer, welzijn en de veiligheid in je organisatie te bevorderen. Je beschrijft hoe je verwacht dat mensen met elkaar omgaan.
Een gedragscode op maat
Hoe strikt en uitgebreid je gedragscode is hangt af van de behoefte en de vraag van je organisatie. In de strikte zin heeft een gedragscode een expliciet en formeel karakter. Er staat meer in dan alleen maar huisregels en het is niet vrijblijvend.
Formeel hoeft niet saai te zijn
Iedereen moet er zich aan houden en er staan afspraken in wie erop toeziet dat ze nageleefd wordt en hoe. Expliciet en formeel hoeft niet saai te zijn. Met wat creativiteit zorg je dat de regels bij iedereen blijven hangen. Dat kan met posters, briefkaarten of filmpjes.
Kies je thema
Je kan je code algemeen houden: welk gedrag is wenselijk om het welzijn en de veiligheid van medewerkers en doelgroep te bevorderen? Of je kunt hierbij specifiek inzoomen op een thema, bijvoorbeeld 'grensoverschrijdend gedrag', waaronder pesten, agressief en seksueel grensoverschrijdend gedrag.
Stappenplan
Bepaal:
- welk thema het onderwerp is van je gedragscode. Houd je het algemeen of licht je één thema uit?
- voor wie de gedragscode geldt. Wie is de doelgroep: medewerkers en gebruikers? En wat met bezoekers, diensten waar je mee samenwerkt, familie en vrienden van gebruikers, ... .
- met wie je de gedragscode opstelt. Bepaal ook hoe, in welke mate en wanneer je andere medewerkers en gebruikers in dit proces betrekt.
Wat zijn jouw gouden regels?
Ieder voor zich stelt een zoekertje op om het welzijn en de veiligheid binnen je organisatie te verbeteren.
Noteer maximum 10 gedragingen voor elke doelgroep
- Gezocht: cliënten/klanten die…
- Gezocht: bezoekers/externen die…
- Aangeboden: (doelgroep)medewerkers die…
Inspiratie nodig? Laat je leiden door deze lijst met thema's.
Een voorbeeld:
Gezocht! Klanten/cliënten die:
- boos zijn, kritiek of frustratie uiten en de ander in zijn of haar waarde laten
- zorg dragen voor materiaal
- de andere aanwezigen begroeten als ze binnenkomen
Gezocht! Bezoekers/externen die:
- boos zijn, kritiek of frustratie uiten met respect voor de andere
- op tijd komen bij een afspraak
- hun gsm afzetten tijdens een gesprek
Aangeboden! (doelgroep)medewerkers die:
- boos zijn, kritiek of frustratie uiten met respect voor de andere
- correcte informatie geven aan iedereen
- klanten/cliënten en bezoekers/externen begroeten
Bepaal de gouden regels van jouw organisatie
- Ga per twee zitten. Stel per doelgroep je gedragsregels aan elkaar voor. Argumenteer waarom jouw regel dé onmisbare regel is. Kom samen per doelgroep tot jullie gezamenlijke top tien van gedragsregels.
- Ga met een ander groepje samen zitten en doe hetzelfde.
- Ga terug in grote groep: de twee teams overtuigen elkaar per doelgroep van hun gedragsregels. Bepaal met de groep maximum tien gouden gedragsregels.
Bepaal hoe je gewenst gedrag beloont en blijvend stimuleert. Maak bijvoorbeeld energie en budget vrij voor een training verbindend communiceren.
Bepaal ook de gevolgen als iemand de regels niet naleeft. Link concreet gedrag niet meteen aan een vaste consequentie. De context, de frequentie en de intentie bepalen mee welk gevolg er volgt.
Je kunt ervoor kiezen om de gevolgen wel of niet te concretiseren. In het tweede geval schrijf je dan bijvoorbeeld: 'Sancties worden altijd in teamoverleg bepaald.'
In het eerste geval maak je bijvoorbeeld een lijstje met mogelijke sancties:
- Formele waarschuwing
- Privileges ontzeggen
- Taakstraf
- Schorsing
- Boete
- Tijdelijk toegang ontzeggen
- Ontslag
Met een gedragscode geef je het mandaat om elkaar aan te spreken op gedrag. Zo ziet iedereen er mee op toe dat de gedragscode nageleefd wordt.
Geef weer hoe (doelgroep)medewerkers, cliënten, klanten en bezoekers elkaar kunnen aanspreken of hoe ze leuke én vervelende gebeurtenissen kunnen melden.
Je kunt ook de eindverantwoordelijkheid formaliseren. Meestal ligt die bij de directie of de leidinggevende.
Moet er een sanctie volgen? Leg dan vast wie de sanctie bepaalt, wanneer, wie de sanctie uitspreekt en verder opvolgt.
Zet de code op papier en zorg voor een aangename en efficiënte communicatie. Houd er rekening mee dat niet iedereen een boodschap heeft aan alle aspecten van een gedragscode.
De kern kun je het best op een eenvoudige en tegelijk prikkelende manier aan de man brengen. Bijvoorbeeld met een poster met de gouden geboden, een quiz, een e-mailcampagne of video.
Ook stickers, bladwijzers of placemats met de belangrijkste gedragsregels kunnen werken. Laat je creativiteit de vrije loop.
